Conheça o que é uma intranet e quais características a faz diferente da internet e da extranet.

Hubblefy o que é intranet.

Para entender o que é intranet, vamos voltar no tempo ao início dos anos 2000, onde começou a pensar nela como uma rede de computadores restrita, isto é, somente pessoas com micro-computadores autorizados podiam acessá-la e encontrar informações institucionais, normas e procedimentos internos.

A intranet permitia compartilhar informações entre os funcionários da empresa. Passado mais de uma década, ela ainda continua muito popular no mundo empresarial, porém, teve que se adaptar à nova dinâmica de comunicação e muitas vezes, aquelas antigas que foram desenvolvidas, já não suportam mais a demanda e o fluxo de informações dos dias de hoje, que são mais dinâmicos e exige mais velocidade na troca de informações.

Na prática elas foram desenvolvidas visando a distribuição de Informações de poucos (gerências) para muitos (funcionários). E hoje sabemos o quanto isso mudou com o incentivo à colaboração, novas formas de trabalho com equipes e squads, o crescente volume de interações entre departamentos e a integração das diferentes gerações. Tudo isso gerando um impacto direto na cultura e comportamento dos colaboradores, aliado a outras ferramentas de conversas por mensagens e repositórios de documentos, a Intranet moderna tem um importante papel de garantir o consumo de Informações Relevantes (importantes) e que não cabem em uma mensagem, ou mais ainda, que precisam estar constantemente vivas e disponíveis visando atender a dinâmica dos negócios, ao Compliance, e a velocidade em que se exige a absorção de conhecimentos.

Como funciona uma intranet

Como curiosidade, o termo intranet, quando surgiu no início dos anos 2000, representava uma rede de computadores privada, isto é, só pessoas autorizadas poderiam acessá-la. Falava-se em protocolo tcp/ip, servidores locais, etc. Na época se utilizava o termo Intranet, ficando restrito internamente aos funcionários e a chamada Extranet tinha o propósito de informar os representantes, parceiros e canais externos, por exemplo em redes de franquias, dentre outros.

Para fins de curiosidade, o termo Intranet foi usado pela primeira vez em abril de 1995 pelo empresário norte-americano Stephen Lawton. Ele havia escrito um artigo técnico para a revista Digital News&Reviews, sobre o crescimento da internet. E na década passada, grandes empresas como Microsoft e IBM lançaram plataformas para desenvolvimento de Intranets e Portais, respectivamente Sharepoint e Websphere. Custava-se muito caro desenvolver tais projetos e levava-se meses, em muitos casos chegando a um ano, dependendo do porte da empresa que, na maioria das vezes, este prazo longo era aplicável às grandes corporações e seus Portais.

Com a chegada do WordPress, inúmeras outras empresas o utilizaram para desenvolver seus sites e depois intranets e extranets também. Mais recentemente, chegaram as novas tecnologias de comunicação online que tornaram tudo isso antiquado e obsoleto.

Para que serve a intranet

Agora que você já entendeu o que é intranet, vamos conhecer sua serventia na prática: o principal canal de comunicação nas empresas. Nela ficam as informações em que as pessoas da companhia precisam acessar com certa frequência.

Informações como documentos, formulários, notícias da empresa, manuais de integração, normas e procedimentos, treinamentos, orientações do RH, materiais padronizados, detalhes de produtos e serviços por exemplo, normalmente ficam centralizados nas intranets.

Algumas intranets mais modernas possuem também um chat interno para os funcionários poderem se comunicar mais rapidamente e, ainda de quebra, reduzir um pouco do tempo dedicado a leitura de e-mails.

Diferenças de internet, intranet e extranet

Extranet e intranet

A extranet potencializa a intranet. Isto porque a extranet pode se utilizar de parte das informações da intranet na empresa, no entanto ela permite o acesso às informações para terceiros autorizados, ainda que estejam em locais distantes.

Embora a extranet permita que pessoas de fora acessem o conteúdo da intranet, normalmente ela deve fazer isso com toda segurança através de recursos de criptografia nas transmissões de dados, evitando que os dados sejam visualizados durante a troca de informações, e também dos diferentes perfis de usuários autorizados.

O objetivo da extranet é conectar parceiros, clientes e fornecedores num mesmo canal de comunicação, seja para informações sobre contabilidade, distribuição, vendas, compras, etc.

Os principais modelos de intranet

Intranet desenvolvida por uma empresa especializada

A contratação de um terceiro para desenvolver uma intranet é indicada para organizações que queiram uma ferramenta customizada, isto é, feita sob medida e que considere as particularidades da empresa.

Apesar da vantagem de se ter uma intranet com a cara da empresa, o desenvolvimento precisa ser feito por completo, levando meses até que esteja pronta para o uso.

O processo de desenvolvimento leva tempo, pois além das horas de programação do software, é preciso que os gestores da empresa contratante definam — por meio de inúmeras reuniões — quais funcionalidades a intranet terá ou não, mas nem sempre é fácil chegar a um consenso.

Uma intranet customizada, assim como qualquer outro produto ou serviço feito sob medida, custa caro. Além do valor cobrado pelo desenvolvimento da intranet em si, algumas empresas cobram o treinamento para que funcionários aprendam a utilizá-la, quando não puderem oferecer uma experiência de uso que realmente encante os funcionários e também não esteja disponível para os celulares.

Intranet desenvolvida pela área de TI

Outras empresas acabam seguindo o velho mito de que fazer uma intranet dentro de casa é a solução mais econômica, porém, uma intranet doméstica pode acarretar inúmeros problemas devido a falta de know-how.

Nos casos que a empresa opta por fazer a produção da intranet, ela recorre a sua própria equipe de TI, que, muitas vezes, acaba ficando sobrecarregada, visto que precisa continuar a atender às demandas de suporte.

Há dois fatores principais que levam as empresas a seguirem por esse caminho: o primeiro, já citado, é a falsa sensação de estar poupando dinheiro. O segundo, trata-se da facilidade de fazer alterações da ferramenta conforme a necessidade ou gosto, já que elas costumam ser desenvolvidas em WordPress, Joomla ou Drupal (plataformas gratuitas).

A intranet, quando desenvolvida sem ter alguém entendido do assunto, corre um grande risco dos colaboradores não aderirem ao uso. Isto porque as empresas especializadas, além da experiência de seus profissionais, possuem enorme conhecimento em user experience (experiência de usuário no uso de softwares).

Desvantagens da intranet

Na maioria dos casos, a intranet no conceito tradicional sempre foi uma bandeira defendida pelas equipes de RH, Marketing e TI. Essas áreas têm a necessidade de falar com praticamente todos departamentos da empresa, logo, gostam da ideia de centralizar as informações numa plataforma.

Por outro lado, centralizar as informações, como acontece nas intranets, pode ser uma péssima ideia. Imagine que o profissional de uma das áreas citadas, responsável por fazer a intranet acontecer, acabe deixando a empresa; a intranet simplesmente para de ser alimentada com informações e cai em desuso.

A intranet está longe de ser a maneira de se comunicar mais dinâmica, visto que ela possui uma estrutura hierarquizada: poucas pessoas publicando conteúdo para todo o resto da empresa. Nos dias de hoje, as pessoas preferem receber e consultar informações em seus smartphones, sem ter que esperar a atualização de uma nova versão da antiga intranet.

Outras ferramentas de comunicação

Para superar a deficiência das intranets, algumas empresas lançaram ferramentas de comunicação destinada ao trabalho. São ferramentas online que não precisam de desenvolvimento ou instalação.

Essas ferramentas também são conhecidas como integradores de informação (do termo hub em inglês). Elas são acessadas diretamente do navegador esteja o funcionário onde estiver, precisando apenas ter conexão à internet. Elas também oferecem uma versão app para dispositivos móveis.

Hubblefy o que é intranet.

Essas “intranets online” são muito simples de usar, pois elas visam facilitar as rotinas de comunicação dos funcionários nas empresas, para que eles intuitivamente aprendam a usá-la sem precisar de qualquer tipo de treinamento.

Importante não confundi-las com as Redes Sociais Corporativas, que têm outro propósito, o de conexão das pessoas, onde as informações fluem como numa rede social de uso pessoal, como o Workplace do Facebook, o Teams e o antigo Yammer da Microsoft.

Hoje em dia muitas empresas estão utilizando ferramentas para CRM, Workflows e repositórios de arquivos, tais como Pipedrive, Agendor, Pipefy, Jira, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, dentre outras. É também importante que a sua nova Intranet online possa conviver com tais ferramentas, integrando-as facilmente.

Alguns usuários mais tradicionais podem até duvidar da segurança das informações, mas é justamente aí que as ferramentas de comunicação online ganham, pois elas trabalham com transferência de dados criptografada e hospedagem em grandes provedores de nuvem, como Google e Amazon Web Services, extremamente seguros.

Portanto, para que sua empresa tenha as Informações Relevantes vivas, podemos citar duas ferramentas que poderão te ajudar: Slack e Hubblefy. O Slack funciona muito bem para pequenos times, enquanto que o Hubblefy se adapta facilmente ao tamanho das empresas, permitindo que as informações sejam sempre encontradas e que quando houver movimentação de colaboradores sua empresa não sofra mais.