O que é hub de informações, como funciona e por que ele pode revolucionar a maneira como você lida com o seu trabalho.

 

Antes de entender o que é hub aplicado às informações, precisamos entender por que as informações precisam de um hub, além, é claro, de entender qual é o significado do termo hub.

As informações com as quais as pessoas lidam nas empresas encontram-se dispersas em diversas ferramentas de comunicação, o que complica muito a produtividade, pois leva-se muito tempo até que elas sejam localizadas e devidamente absorvidas.

Para entender melhor como as informações se fragmentam, reunimos a seguir as principais ferramentas que utilizamos no trabalho ou na vida pessoal que, ainda que facilite a comunicação, tomam tempo para serem gerenciadas.

Informações dispersas

Quando se utilizam várias ferramentas de comunicação, produtividade, gerenciamento de tarefas, entre outras, tem-se a sensação de que a vida está ficando mais fácil, prática e ágil. Porém, um monstro pode estar surgindo no meio dessa salada de softwares e aplicativos: um volume imenso de informações dispersas.

Com certeza, aí no seu trabalho você utiliza, no mínimo, 10 softwares ou apps durante o dia. Provavelmente você acessa e-mails, seus arquivos no notebook, fotos no celular, responde ao WhatsApp, Facebook, usa até um a intranet da empresa, guarda os seus arquivos em diretórios ou num Google Drive da vida, edita planilhas e apresentações… bem, melhor pararmos por aqui, porque a lista é extensa.

Assim como em um iceberg, as informações dispersas normalmente não são notadas, ficando abaixo da superfície, e estando à mostra as que já foram organizadas por alguns sistemas, tipo o CRM e ERP onde as informações de clientes e produto normalmente disponíveis.

Dentro dessa lista imensa de aplicações que usamos para lidar com as informações, têm algumas que se destacam por causa do tempo que dedicamos a elas. Confira quais são:

E-mails

As pessoas estão totalmente dependentes de e-mails na maioria das organizações, deixando outras formas de comunicação em segundo plano, inclusive a presencial. O que mais se ouve nos escritórios é “manda por e-mail”, “não vi seu e-mail ainda”, “envia o e-mail novamente” e principalmente “formaliza por e-mail pra mim”. Essas são só algumas das frases que são repetidas no dia a dia, visto que a maioria da comunicação formal fica documentada nos e-mails.

O uso desta ferramenta é tão descontrolado que estudos mostram que nas empresas as pessoas enviam/recebem, em média, volumes superiores a 100 e-mails por dia. E o tempo no trabalho dedicado a lidar com e-mails é, em média, 111 dias inteiros por ano.

Apps de mensagem

Não são apenas os e-mails que tiram a atenção das pessoas do trabalho, os aplicativos de mensagem também são fontes de distração quando usados para múltiplos fins, sejam apps criados originalmente para fins pessoais como o WhatsApp e que também foram levados para grupos de trabalho, ou o Slack desenvolvido para fins profissionais, e que tem sido usados por inúmeros outros grupos por exemplo.

Mesmo ficando fora das políticas de segurança de informações das empresas e não tendo como controlar o seu uso, o whatsapp tem sido amplamente utilizado. Do outro lado, o Slack, que funciona muito bem para pequenas equipes, voltado para comunicação em canais por temas, agora tem sido bastante utilizado por grandes grupos e sem controle, tendo informações compartilhadas em inúmeros canais/grupos, transformando conteúdos importantes em informações sem relevância por ser  humanamente impossível acompanhar tudo que flui nestes canais. Precisaríamos ficar ligados todo o tempo nos canais e sabemos que isso é praticamente impossível, pois temos que participar de reuniões e inúmeras outras atividades num dia de trabalho.

Intranets

O maior problema das intranets tradicionais  hoje em dia é que ela tem sido muito pouco usada, seja  pela falta de dinâmica nas informações, bem como pela sua experiência de uso antiquada para os dias de hoje, visto que agora as pessoas recebem e consultam informações direto em seus smartphones.

Como consequência do desuso da intranet, as pessoas acabam voltando a trocar informações por meio de e-mails, apps como Slack, Microsoft Teams ou até mesmo com o Facebook workplace, deixando a intranet como mais um legado, apenas para consultar manuais de integração, formulários, informações institucionais, normativos, dentre outros. Na prática é muito pouco para um custo tão alto de se manter os repositórios legados nos antigos sharepoints ou wordpress ou algum outro CMS. E o pior de tudo que as informações postadas uma vez, serão postadas ou enviadas inúmeras vezes por diferentes grupos e em diferentes épocas. Ou seja aquilo que deveria estar devidamente organizado na Intranet passa a ficar empoeirado pela falta de uso, ou mesmo completamente disperso nas inúmeras ferramentas do dia a dia.

Arquivos na nuvem ou em servidores locais

Os Drives na nuvem (Google Drive, One-Drive, Office-365, Box, dentre outros) já fazem parte do dia a dia de muitas empresas. Outras continuam com os servidores locais, compartilhando acesso com o AD (Active Directory da Microsoft), dividindo acessos a diretórios de pastas, além dos milhares de arquivos que ficam residentes nos desktops e notebooks dos times.

A grande dificuldade é em gerenciar versões de conteúdos em arquivos e mais ainda o fato de que muitos destes arquivos ficam no nível do colaborador e é enviado por email, gerando inúmeras cópias dentro da organização. Já viram os problemas que surgem a partir daí? Qual a última versão, quem tem o arquivo original e aí por diante.

O que é hub de informações

Agora que você já entendeu o problema das informações de trabalho dispersas, ficará mais fácil entender o que é este novo hub. Um Hub de informações que é um app — oferecido também na versão web — que pode integrar todas essas informações soltas.

Imagine, por exemplo, você encapsular dados de diversas fontes sobre determinado assunto e dizer para o sistema quem pode ter acesso a elas, de forma simples e com poucos cliques. Assim, quem precisar um dia procurar detalhes desse assunto, encontrará rapidamente, ganhando tempo e se estressando menos.

Como essa tecnologia está em formato de app, a empresa ou o departamento também ganha na adoção de uso e investimento acessível por estar em nuvem.

E o Hublefy é um dos apps que trazem esse benefício através do novo conceito de Cápsulas de Comunicação, que exploraremos em outro artigo em breve.