Saber como criar uma intranet é o primeiro passo para amenizar os problemas de comunicação interna.

Hubblefy como criar uma intranet.

Você sabe como criar uma intranet? Se não tem ideia por onde começar para responder essa pergunta, fique tranquilo, é normal ter dúvidas caso você não seja da área de TI.

Conforme sua empresa cresce e o número de funcionários vai aumentando, a comunicação interna fica mais difícil a cada dia. Para amenizar o problema, o primeiro passo é tentar entender como criar uma intranet, mas a enorme variedade de modelos estão te deixando um pouco confuso?

Não se preocupe, organizamos aqui as principais maneiras de como criar uma intranet aí na sua pequena ou média empresa e até mesmo em uma Startup em crescimento acelerado.

Ahh aliás antes que me esqueça, apps como o whatsapp e skype substituem uma Intranet? Não, eles são complementares, pois como mensageiros ficaria muito dificil compartilhar Informações Relevantes que precisam ser encontradas periodicamente. Quando a empresa não tem uma Intranet eficiente, tais informações acabam sendo enviadas por e-mail, abarrotando ainda mais as caixas de entradas.

O que você deve saber antes de criar uma intranet

Nem toda intranet vai ajudar a resolver a comunicação interna em sua empresa, pois existem modelos diferentes de intranet, tendo cada modelo seus prós e contras. Por isso é importante ter em mente 4 aspectos importantes sobre a sua empresa.

1. Processos e procedimentos

É importante que você ou a equipe responsável pela escolha da intranet tenha conhecimento dos processos e procedimentos em cada área da empresa, seja ela financeira, comercial, contábil, de marketing ou recursos humanos.

Uma das primeiras sugestões é se reunir com um líder de cada departamento para compreender suas rotinas, assim será possível adquirir uma visão mais completa do funcionamento da empresa e das necessidades departamentais relativa às Informações Relevantes que deveriam ser compartilhadas.

Para escolher quais funcionalidades que a intranet terá, é importante mapear aquelas mais simples que podem ser aplicadas em todas as áreas. Uma vez feito este mapeamento, é só verificar o que é mais interessante para empresa, pois desta maneira ficará mais fácil saber como fazer a escolha certa.

2. O perfil dos funcionários

Dependendo da empresa, os funcionários podem ter certa familiaridade com o uso de um sistema mais completo na hora de se comunicar. Assim como podem também não ter essa habilidade. Por isso a intranet precisa ser de acordo com o perfil deles.

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Levar em consideração o perfil dos funcionários é fator determinante para a adesão ao uso da ferramenta, pois se eles não se habituarem a ela, todo o tempo, esforço e dinheiro investidos serão desperdiçados.

Outro fator importante relacionado aos tipos de usuários são as permissões que cada um terá na intranet. Isto é, alguns usuários poderão ter funções de “administradores”, possuindo acesso à diversas funcionalidades, ou até mesmo um simples perfil de “convidado”, podendo apenas ler os conteúdos publicados.

3. Quanto investir

Existem tipos diferentes de intranets e para cada uma delas um preço. Neste caso, é primordial levar em consideração o quanto a empresa está disposta a investir no longo prazo, para que se possa fazer a melhor escolha.

Além das variações nos valores, há diversas modalidades de pagamento, como, por exemplo, cobrança pelo espaço de armazenamento no servidor, por desenvolvimento de funções, por quantidade de usuários, etc.

4. Data de entrega

O nível de urgência para se ter a intranet também deve ser levado em consideração. Isto porque existem alguns modelos que podem levar meses até ficarem prontos, conforme a quantidade de funcionalidades.

Ao mesmo tempo há também as ferramentas de comunicação online que ficam prontas no mesmo instante, bastando alguns cliques para que elas estejam ativas e disponíveis para os funcionários.

Criando uma intranet para sua empresa

Intranet online

Toda ferramenta de comunicação que dispensa desenvolvimento ou implantação, nós chamaremos de online, seja ela uma intranet tradicional ou uma das novas ferramentas de comunicação que têm surgido no mercado.

Uma ferramenta de comunicação online é muito simples de usar: é só abrir o navegador e acessá-la com um login e senha. Não é preciso instalar nada, sendo necessário apenas uma conexão com a internet.

Conhecidas como “uma nova maneira de se comunicar”, essas ferramentas de comunicação são bem mais completas e simples de usar do que as intranets tradicionais, além de terem um custo de uso bem baixo.

As informações que os funcionários trocam podem ser acessadas de qualquer lugar com toda a segurança, visto que as informações nelas estão sob a proteção de um fortíssimo sistema de segurança que criptografa os dados dos usuários.

Uma vez que se trata de um software online, elas são automaticamente atualizadas de tempo em tempo com melhorias, sempre permitindo aos funcionários das empresas o uso de um software de tecnologia de ponta.
As melhores ferramentas de comunicação interna online costumam disponibilizar um app para smartphone e tablets, a fim de facilitar ainda mais a comunicação dos funcionários.

O preço costuma ser bastante acessível, já que não possui taxa de implantação visto que se trata de um software online. Geralmente o valor das ferramentas se dá por usuário/mês ou lotes de usuários/mês.

Dentre as disponíveis aqui no Brasil destacamos duas, o Slack para pequenos times e o Hubblefy para times acima de 50 usuários ou empresas em crescimento. A primeira é voltada para troca de mensagens entre pessoas e canais por tema entre pequenos times, enquanto a segunda se adapta facilmente a qualquer empresa, tendo como objetivo reduzir o volume de e-mails.

Contratar uma empresa para desenvolver

Vamos supor que sua empresa queira uma intranet customizada, isto é, uma intranet feita exclusivamente para sua organização, com funcionalidades e layout totalmente sob encomenda. Nesse caso, contratar uma empresa terceira ou até um desenvolvedor interno para desenvolvê-la a partir do zero pode ser um longo caminho.

Imagine a quantidade de reuniões com pessoas de áreas diferentes para saber as sugestões de todos a respeito das funcionalidades. escolhendo o que é prioridade e o que não é. E na prática sabemos que as visões mudam conforme a experiência de uso vai aumentando. Isso significa que existem riscos de o projeto não ter fim, pois a cada nova necessidade, o desenvolvedor terá que demandar mais tempo e o custo para a empresa ter a tão sonhada Intranet poderá subir significativamente
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Hubblefy como criar uma intranet.

O ponto é que não tem como criar uma intranet customizada com um custo baixo. Como todo serviço feito sob medida, o preço de uma intranet dessas é muito alto, pois deve-se sempre considerar o valor do desenvolvimento inicial, a hospedagem, suporte, o design para o desktop e mobile, e os custos de manutenção mensais que nunca terão fim. Fora isso, muitas vezes dependendo do projeto que seja feito, haverá a necessidade de custos para treinamento, change management, dentre outros.

E lembre que, todo o custo de hospedagem e manutenção de servidores poderá ficar a cargo da empresa que contrata o desenvolvimento e que terá que arcar com mais um workload para a equipe de TI. Existem inúmeras empresas que desenvolvem projetos sob medida, com custos proporcionais, utilizando-se de plataformas como o Sharepoint da Microsoft ou o Fluig da Totvs, dentre outras tecnologias que nasceram a mais de uma década atrás.

Intranet WordPress, Jommla ou Drupal (feita em casa)

Há casos em que a empresa prefere manter total controle sobre como criar uma intranet, dispensando as duas opções anteriores e deixando o desenvolvimento a cargo de sua equipe de TI.

Os principais motivos que levam as empresas a optarem por este modelo é a possibilidade de adequações constantes no produto e o aparente baixo custo inicial, isto porque o tempo que a equipe de TI terá que dedicar nesse projeto refletirá no atraso de outras atividades que ela já planejou e que agora terá que dividir.

Por outro lado há um risco enorme dos funcionários não aderirem a essa intranet doméstica, visto que não foi pensada por profissionais especializados em user experience, design e boas práticas que é o caso das ferramentas de comunicação interna online.

O tempo para o desenvolvimento pode ser igual ou superior ao das intranets feitas por um terceiro, visto que é necessário projetá-la desde o início, fazendo reuniões com vários gestores para escolher quais funcionalidades serão implantadas.

As equipes internas, geralmente, fazem uma intranet WordPress, Joomla ou Drupal, pois levam em consideração que essas plataformas são gratuitas. Porém, não devemos nos enganar, o custo de uma intranet interna pode ser alto devido a hora/trabalho desses profissionais, além da manutenção de servidores para hospedagem, e dos custos de revisões nas tentativas de melhorar a experiência de uso, fora o risco de não caírem no gosto dos usuários.

Portanto nossa recomendação é você fazer uma experiência rápida com as ferramentas de comunicação online, Slack e Hubblefy, e que estão disponíveis para você começar a usá-las gratuitamente. Depois de poucas semanas você poderá tomar a decisão do melhor caminho a seguir. Então, a tão sonhada Intranet que todo mundo usa e acessa diariamente se tornará realidade na sua empresa, aumentando o engajamento dos usuários e melhorando significativamente a comunicação interna.