Administração do tempo vai além de agendas e listas de tarefas. É saber também como se esquivar das interrupções no trabalho.

Administração do tempo é premissa para um bom rendimento no trabalho. Há diversas maneiras de ter uma boa gestão do tempo, desde o uso de um calendário até uma lista de tarefas diárias. Ao mesmo tempo, existem fatores que são mais difíceis de administrar, como é o caso das interrupções no escritório.

Tim Ferriss, autor de Trabalhe 4 Horas por Semana, classifica as interrupções no trabalho em três tipos: desperdiçadores de tempo, consumidores de tempo e falhas de delegação de poderes. E nesse artigo vamos entender, baseado em sua lógica, como elas funcionam e como podem ser contornadas.

Desperdiçadores de tempo

Trata-se daquelas atividades as quais dedicamos tempo, porém se não as fizéssemos, não faria nenhuma diferença em nosso desempenho. Os principais desperdiçadores de tempo são e-mails, ligações e reuniões com discussões desimportantes.

O caminho para fugir dos desperdiçadores de tempo é limitar sua interação com eles. Veja as dicas a seguir:

E-mail

Estudos apontam que desperdiçamos 111 dias ao ano, em média, lidando com e-mails. Para diminuir o desperdício tempo com eles você pode:

  1. Desativar o enviar/receber automático e as notificações de nova mensagem de seu computador e smartphone.
  2. Verificar seus e-mails duas vezes por dia, sendo os melhores horários ao meio dia e depois das 16h. Evite ler e-mails antes da 11h e dê preferência para sua atividade de maior importância pela manhã, assim você evita usar a hora do almoço como desculpa para deixá-la para mais tarde.
  3. Se você achar conveniente, peça permissão para configurar uma mensagem de resposta automática para seu e-mail. Pode ser algo como “Olá, Costumo checar e-mails por volta das 12h e depois das 16h. Se for urgente e não puder esperar por uma resposta nesses horários, me ligue [seu telefone].”

Telefonemas

Uma boa pedida para evitar telefonemas que prejudicam sua administração do tempo é usar uma caixa postal. Assim a pessoa deixa o recado e você retorna já com uma resposta objetiva, fugindo das conversas fiadas.

 

Agora, se não for possível uma caixa postal, tente conduzir a conversa de maneira que a pessoa perceba que você está sem tempo, levando-a diretamente ao ponto. Outra técnica é ser direto e perguntar do que exatamente ela precisa e como você poderia ajudá-la.

Reuniões

Tim Ferris defende em seu livro que reuniões só devem ser marcadas para tomar decisões a respeito de assuntos já predefinidos, não para definir o problema em questão.

Ele sugere que antes de aceitar participar de uma reunião, as pessoas devem solicitar previamente a lista de assuntos a serem abordados, isto é, uma pauta. Aceitar participar de uma reunião sem pauta definida é suicidar a eficácia da mesma. Às vezes, dependendo dos assuntos, é possível dar sua contribuição por e-mail sem ter que dedicar 30 ou 45 minutos fechado numa sala.

Consumidores de tempo

Consumidores de tempo referem-se às tarefas repetitivas e burocráticas que precisam ser feitas. Diferentemente dos desperdiçadores de tempo, que não são importantes, os consumidores de tempo são atividades importantes, ainda que consumam muito tempo. Pode-se citar: ler e responder e-mails importantes, retornar ligações, follow-up de clientes, relatórios cruciais, etc. Todas importantes e repetitivas.

Se são tarefas importantes, logo precisam ser feitas e, neste caso, o melhor a fazer é diminuir as repetições a uma frequência que não lhe crie problemas. Isto significa agrupar tais tarefas em lotes e fazê-las numa tacada só, em vez de ir resolvendo conforme vão aparecendo.

Se você tem e-mails importantes para responder, telefonemas a retornar, relatórios para gerar, contas a pagar, etc. reúna o máximo deles (cada um em seu grupo) e faça-os de uma só vez. Lembre-se: tais agrupamentos não devem lhe causar problemas, ou seja, se for urgente, faça a tarefa na hora.

Falhas de delegação de poderes

É quando alguém precisa de aprovação para que coisas pequenas aconteçam. Podemos citar casos clássicos em que você é microgerenciado por alguém ou microgerencia um funcionário, em ambos os casos todos os envolvidos perdem tempo.

Se você lidera uma equipe e acha que seus integrantes te interrompem demais, você pode estabelecer com clareza quais as situações em que eles podem tomar decisões, desde que baseadas em processos e regras bem definidas. Ainda que no início eles tomem decisões um pouco equivocadas, valerá a pena, pois ambos ganharão tempo e fluidez no trabalho.

Se o seu caso é ser gerenciado por um líder controlador, tenha uma conversa franca e amigável. Diga a ele o quanto te incomoda ter que interrompê-lo o tempo todo com coisas pequenas que você mesmo poderia resolver. Então proponha uma experiência definindo situações em que você mesmo poderia lidar sem ter que consultá-lo.

O mesmo vale para aqueles colegas que centralizam as informações rotineiras, fazendo todos dependentes dele sem necessidade. Peça que tais informações fiquem acessíveis a quem precisar para reduzir as interrupções.

Todas essas dicas podem ser adaptadas a rotina de cada um e a cultura de cada organização. Use de uma abordagem amigável, sem ser grosseiro ou radical para não criar resistência por parte dos colegas a respeito de seu novo — e muito mais produtivo — estilo de trabalhar.