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O que é hub de Informações

O que é este novo hub, como funciona e por que ele pode revolucionar a maneira como você lida com as informações.

Antes de entender o que é hub aplicado às informações, precisamos entender por que as informações atualmente precisam de um hub, além, é claro, de entender qual é o significado do termo hub pra quem conhece pouco desse termo.

As informações com as quais as pessoas lidam no dia a dia nas empresas são compartilhadas e ficam dispersas em diversas ferramentas de comunicação, o que complica muito a produtividade do colaborador e a eficiência dos processos que dependem de comunicação.

Para entender melhor como as informações se fragmentam, reunimos a seguir as principais ferramentas que utilizamos no trabalho ou na vida pessoal que, ainda que facilite a comunicação, tomam tempo para serem gerenciadas.

Informações dispersas

Quando se utilizam várias ferramentas de comunicação, produtividade, gerenciamento de tarefas, etc tem-se a sensação de que a vida está ficando mais fácil, prática e ágil. Porém, um monstro surge no meio dessa salada de softwares e aplicativos: um volume imenso de informações dispersas.

Com certeza, aí no seu trabalho você utiliza, no mínimo, de 5 a 10 diferentes softwares ou apps durante o dia. Provavelmente você acessa e-mails, seus arquivos no notebook, suas fotos no celular, responde ao WhatsApp, Facebook, usa — ainda que pouco — a intranet da empresa, compartilha docs, planilhas, apresentações e envia emails com arquivos anexados ou links para diferentes pessoas… bem, melhor pararmos por aqui, porque a lista é extensa.

Dentro dessa lista imensa de aplicações que usamos para lidar com as informações, têm algumas que se destacam por causa do tempo que dedicamos a elas. Confira quais são:

E-mails

As pessoas são totalmente dependentes de e-mails nas organizações, deixando outras formas de comunicação em segundo plano, inclusive a presencial. O que mais se ouve nos escritórios é “manda por e-mail”, “não vi seu e-mail ainda”, “envia o e-mail novamente”, ou pior ainda “tenho que ficar até mais tarde pra ver os emails”, “gasto horas e horas”, e por aí vai. Essas são só algumas das frases que são repetidas no dia a dia, visto que o e-mail é a principal forma de garantir a entrega e a formalização.

O uso desta ferramenta é tão descontrolado que estudos mostram que nas empresas as pessoas enviam/recebem, em média, aproximadamente 120 e-mails por dia cada uma. E o tempo no trabalho dedicado a lidar com e-mails é, em média, 111 dias inteiros por ano conforme matéria da Harvard Business Review.

Pare pra pensar quantas vezes você já teve que reenviar a mesma informação? A Forrester desenvolveu estudos que mostram o tamanho desta dor para os líderes que detêm conhecimentos e precisam compartilhar e reenviar a todo momento.

Apps de mensagem

Não são apenas os e-mails que tiram a atenção das pessoas do trabalho, os aplicativos de mensagem também são fontes de distração, sejam apps para fins pessoais como o WhatsApp ou Telegram, que já invadiram as comunicações de negócios, e o Slack ou o Teams para fins profissionais, por exemplo.

Falando do Whatsapp, ultimamente pela sua praticidade, tem se tornado uma das principais ferramentas de comunicação em grupos das empresas, e a turma do compliance tá ficando de cabelo em pé pra garantir a segurança e uso de informações restritas ou confidenciais.

E no caso do Slack e Teams que funcionam muito bem para pequenos grupos conversarem sobre um projeto por exemplo, tem sido bastante questionado pelos colaboradores pelos grandes volumes de conversas e arquivos compartilhados nos Canais e Equipes. “Ou eu trabalho ou fico acompanhando as conversas nos 47 Canais que temos aqui na empresa” foi um dos inúmeros desabafos que ouvimos de gestores recentemente.

 Outros estudos também indicam que os funcionários checam o celular, em média, 150 vezes por dia. Quase uma dependência tecnológica, que nos vicia em checar a todo instante as notificações na tela de bloqueio.

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Além das interrupções, muitas informações relevantes ficam retidas ali no aplicativo de mensagens, o que dificulta seu acesso posteriormente para fins de documentação de um assunto importante.

Intranets

O primeiro problema da maioria das intranets é que ela é muito pouco usada dentro da organização, pois falta dinamismo, a experiência do usuário é antiquada, e muitas informações parecem empoeiradas, além de seu uso ser pouco prático, levando os funcionários a não usá-la para consultar informações que precisariam para desempenhar suas funções. Hoje em dia as pessoas recebem e consultam informações direto em seus smartphones e a maioria dessas Intranets não estão disponíveis em app nativo com notificações

Como consequência desse desuso da intranet, as pessoas acabam voltando a trocar informações por meio de e-mails ou pelos aplicativos de mensagens, deixando a intranet apenas para consultar eventualmente manuais de integração, formulários, informações de missão, visão, valores, normas, etc.

Arquivos na nuvem versus na rede

Os benefícios da computação na nuvem são inquestionáveis hoje em dia. Eliminaram problemas de segurança, disponibilidade, suporte, manutenção, custos altos e compliance em relação aos antigos servidores de rede local.

Não nos preocupamos mais com perdas de informações como antes quando ocorria um dano no notebook por exemplo. Ou seja o problema de armazenamento foi amplamente facilitado com o amadurecimento dos serviços de nuvem (cloud).

Por outro lado quando se fala em compartilhamento com colaboradores e equipes, a evolução foi bastante grande. Enquanto nos servidores de rede o compartilhamento sempre foi feito por pastas, no Drives na nuvem o compartilhamento sempre foi por arquivos, eliminando riscos de ter um arquivo confidencial que tenha sido colocado em uma pasta indevida no servidor de rede.

O que é hub de informações, information-hub

Agora que você já entendeu o problema das inúmeras informações de trabalho dispersas, ficará mais fácil entender a vantagem de se usar um hub. Hub de informações é um aplicativo — oferecido também na versão web — que integra todas essas informações soltas e dispersas.

Imagine, por exemplo que você precise compartilhar informações variadas de um mesmo assunto para um grupo de trabalho. Tem um relatório de uma pesquisa de mercado que está em um arquivo PDF confidencial que precisará ser lido por cada um do grupo, registros de uma reunião que ocorreu no mês anterior, gráficos de uma planilha que foram desenvolvidos com base em um estudo interno e dois videos produzidos em momentos distintos, precisarão ser debatidos pelos membros do grupo para uma tomada de decisão na próxima manhã.

Em uma situação corriqueira como essa, as informações chegam por diferentes emails vindo de diferentes pessoas do grupo, com compartilhamentos pelo app de mensagem usado na organização, com conversas prévias pelo whatsapp individual, onde não se sabe quem viu cada uma das informações necessárias para a discussão e tomada de decisão.

Com o Hub de Informações essa situação é bastante simplificada, todos estes conteúdos ficam reunidos, juntamente com todas as conversas, sabendo exatamente quem viu previamente, e durante a reunião as decisões ficam também ali registradas. E no mês seguinte se houver algum novo colaborador envolvido com o assunto ele encontrará todos os conteúdos, conversas e decisões com um clique. Agora, compare com a forma tradicional com as ferramentas atuais que você usa no trabalho.

O que é hub — definição e outros usos do termo

Pra quem não conhece como nasceu o conceito de hub, aí vai: É a parte central de uma atividade, região ou rede. Não por acaso o termo hub é utilizado para se referir a diferentes coisas que integram, conectam, distribuem, desde a aviação até equipamentos de informática.

Quando o assunto é logística, mais especificamente a aviação, o termo hub é usado no sentido de conector, referenciando aeroportos (airport hub) que são definidos como ponto de conexão de linhas aéreas.

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Alguém saindo do centro-oeste com destino ao Vale do Silício, por exemplo, viaja até São Paulo ou Rio para então partir para o Vale em São Francisco, mesmo que o centro-oeste esteja mais próximo dos Estados Unidos. Logo, os aeroportos do Rio e São Paulo funcionam como um hub.

Já na área de computação em rede, o hub era um equipamento que interligava os micro-computadores. Foi aí que surgiram as Redes Locais.

Apesar dos usos variados, o palavra hub sempre vem no sentido de conectar, integrar, interligar.

E não é diferente no caso das informações de trabalho no dia a dia, em que os softwares que se caracterizam hubs de informação, como o Hubblefy, por exemplo, também usam o termo no sentido de integração, de dar fluidez às informações independente de em quais apps estejam.

Hubblefy combinado com WhatsApp, Drive e outros apps dinamiza os fluxos de informações.