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Dificuldade de comunicação com Times Remotos, e como outras ferramentas podem ajudar

Se manter uma boa comunicação dentro das empresas já é difícil, imaginem a distância. Uma das maiores dificuldades que os times enfrentam hoje, é a comunicação entre equipes remotas, e a cada dia que passa, é mais comum trabalharmos com times remotos, o que acarreta a grandes dificuldades na comunicação, algo que por si só já é complicado. 

MAIORES DIFICULDADES COM TIMES REMOTOS:

No Brasil, o trabalho remoto tem crescido bastante. Empresas estão investindo neste modelo, e acreditam que é um estilo a ser seguido, pelo fato de darem mais autonomia para os colaboradores, desenvolverem criatividade, aumentarem eficiência, e a capacidade de gerenciar a comunicação com outros funcionários. Porém como em toda gestão empresarial, temos nossos desafios. 

Por mais que esse modelo tenha muitas vantagens, na prática, nem sempre as coisas andam como planejado. Os times remotos são na maioria de suas vezes  suscetíveis a problemas de comunicação, confiança e desempenho. A seguir vamos citar 5 desafios enfrentados com times remotos. 

  1. Falta de confiança e compromisso

A falta de confiança, não é só um problema com times remotos, mas também no dia a dia do modelo de trabalho tradicional. 

Esperamos que o colaborador mantenha o foco, e consequentemente atinja certos resultados, objetivos, mas quando o sentimento de falta de confiança vem a tona, é quando percebemos que os funcionarios nao estao comprometidos o suficiente com o projeto. 

    2. Garantia de entrega de informação 

Ainda hoje o email é a única plataforma que garante a entrega. Essa ferramenta é de grande importância, pois nos permite a troca de mensagens quando e para onde quisermos, de maneira fácil e rápida. 

Sabemos que cada vez é mais comum utilizarmos ferramentas como o Whatsapp em nossa vida pessoal e também na profissional. Porém não é uma ferramenta que garante a entrega.
Por outro lado, temos o email como a única ferramenta que possibilita a formalização de conversas, diferentemente do Whatsapp, que é um meio onde não há a possibilidade de obter confirmações, ou seja, a conversa simplesmente fica na informalidade e nos dispositivos de cada um, sendo dificilmente encontrada.  

     3. Baixa eficiência na comunicação 

A baixa eficiência no trabalho é um problema que muitas empresas enfrentam, agora imagine com times virtuais. Este problema é causado por diversos motivos, que vão desde uma gestão ineficiente, até o excesso de informações, que podem causar certa confusão nos funcionários por não saberem lidar e identificar o que é prioridade gerando uma motivação muito baixa. Esse problema fica potencializado com times remotos, e com o crescimento deles. 

Um motivo aparente que é importante citar, é sobre a falta de eficiência dos emails, a única ferramenta que garante a entrega mas que também não é eficiente.  Harvard afirma que “gastamos no mínimo 111 dias inteiros  em frente a caixa entrada de emails durante 1 ano”. Pois bem, se as caixas de entrada já são um problema em times presenciais, imagine com times remotos. Há uma baixa eficiência no dia a dia, um gasto de tempo muito grande e o mais relevante, perda de dinheiro. 

Outra dica é observar a personalidade de cada colaborador, pois é preciso entender que existe uma diversidade de perfis profissionais, que podem desde aqueles que não utilizam seu tempo da melhor forma , até aqueles que são super produtivos e levam o trabalho muito a sério. 

Políticas que incentivam a comunicação entre as equipes, e o uso de metodologias tipo sprints semanais, podem ajudar e muito a superar esse desafio.

      4. Sensação de ausência da liderança

Algumas pessoas, pelo fato de estarem à distância podem ter a sensação que não possuem um líder presente, esse fator pode ser bom as vezes, mas também pode ser um fator que prejudique o desempenho e os resultados esperados.

Muitos times de vendas remotos provavelmente já se habituaram a esta situação e não sofrem desta ausência na medida que tenham informações sempre ao seu alcance, ou suporte de back-office para apoiá-los.

A disponibilidade de informações precisas e segmentadas para o perfil de seu trabalho poderá ser um amenizador para esta situação.

Sabemos que a questão de liderança tem sido sempre um desafio nas organizações, e imaginem neste novo contexto de times remotos, muitos bons líderes presenciais poderão não conseguir desempenhar este papel com eficiência com os novos times remotos. 

       5. Tecnologia Ineficiente 

Muitas empresas ainda hoje utilizam tecnologias desenvolvidas a décadas atrás. Tais como, intranets que surgiram por volta de 2004, os emails ainda fazendo parte do nosso dia a dia e que surgiram a mais de 25 anos atrás, e muitos arquivos na rede que são preenchidos e enviados como anexos via email a toda hora.
Hoje, vemos profissionais andando nas ruas com seus celulares na mãos, e muitos não conseguem acessar essas ferramentas antiquadas e inadequadas para a época atual, pois a maioria  das intranets estão empoeiradas e sem qualquer atratividade de uso, e as caixas de email estão abarrotadas, parecendo aquelas pilhas de papel das caixas de entrada e saída que ficavam em cima das mesas de nossos pais e avós. Por isso, é essencial para uma empresa atual que utilize tecnologias modernas, e principalmente no contexto de comunicação com os times remotos que estamos aqui falando.

UM EXEMPLO DE CASO DE USO: 

Um exemplo de uma empresa que sofreu com as dores dos times remotos é a Home Agent que tem centenas de agentes em Home Office, ou seja 100% de sua equipe operacional é remota. Prezando pela qualidade de vida dos colaboradores e eficiência para seus Clientes, adotaram esse padrão e enfrentaram o desafio da comunicação remota e a dificuldade de escalar, pelo fato de as ferramentas utilizadas para a integração dos colaboradores, Skype e Emails, não serem eficientes. A Home Agent sempre sonhou com uma intranet que funcionasse de fato, mas nunca conseguiram encontra-lá 

Depois de algum tempo decidiram realizar uma POC (prova de conceito) em 2017 entre Workplace e Hubblefy com dois times ao mesmo tempo, e vice-e-versa, e esse foi o resultado: “Hubblefy foi escolhido por manter nossos Conhecimentos Vivos. Não usamos mais e-mails com as equipes e engajamos nossos agentes em um nova campanha em poucas horas, o que antes levava semanas.”  Fabio Boucinhas – CEO HomeAgent (desde Ago/2017). 

APPS QUE RESOLVEM PROBLEMAS COM TIMES REMOTOS: 

Já imaginou sua empresa não precisar se preocupar com falhas de comunicação entre times remotos? Pois bem, ferramentas como Slack, Google Drive, Agendor e Hubblefy, são possibilidades que ajudam na eficiência de seus times remotos. O Slack é uma plataforma de comunicação interna, lembra um chat que também faz chamadas de vídeo, mas com uma maior interação entre os participantes. O Google Drive é uma plataforma que permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google. Agendor, uma ferramenta de gestão comercial, um CRM que funciona como um app com registros de todas as oportunidades na área de vendas. 

E por fim o App Hubblefy, que é uma plataforma inovadora de Compartilhamento de Informações para Equipes. E como funciona? Através de Cápsulas de Comunicação os times remotos estarão sempre engajados, com os Conhecimentos necessários disponíveis na palma de suas mãos. Poderão interagir nas Cápsulas, como se fosse um grupo de Whatsapp vinculado a aquela informação. Para normas, procedimentos e treinamentos dinâmicos, poderá também ser solicitado às equipes uma assinatura eletrônica, confirmando o entendimento ou aceite. Imagine que nesse contexto, os Emails se aposentaram e as Intranets, se ainda estiverem com alguma função como legado, poderão ganhar vida dentro das Cápsulas. Parece sonho né? Mas te garanto que é realidade.
Por isso, vem lançar cápsulas com a gente. Crie agora sua org grátis, e resolva hoje suas dores com seus times remotos.

Hubblefy combinado com WhatsApp, Drive e outros apps dinamizam os fluxos de informações.


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