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Cápsulas de Comunicação – o que é e como usar na Comunicação interna?

 

Parece mágica, mas é sério! Cápsula de Comunicação é um novo conceito que substitui emails, tornando a comunicação interna mais eficaz e assertiva nas empresas.

Imagine surgir agora um texto parecendo um email, mas não é um email, permitindo incorporação de conteúdos já existentes em outras ferramentas, sem duplicar nada, e mais um campo para troca de mensagens sobre aquele assunto, mas não é um  whatsapp ou slack. Loucura né?!?
Esses são só alguns dos features que a Cápsula de Comunicação possui, presente no app da startup Hubblefy.

Onde tudo começou?

A essência desse conceito nasceu quando o fundador da startup, Julio Vidotti, recebeu uma proposta de compra da empresa que comandava. Após a venda, ele se sentiu preso à operação por quase um ano porque tinha que transferir todo conhecimento que as áreas possuíam, detalhes dos processos que não estavam citados na intranet da empresa e o segredo da operação que rodava tão bem, a ponto de atrair a empresa compradora. Foi aí que ele percebeu que não existia no mercado algum software com esse propósito de deixar “viva” a informação para empresa e nas posíções de trabalho, ficando refém da cabeça das pessoas.

Foi então que ele, junto com Thiago e Enrique, começaram a projetar e testar no mercado o que viria ser a Cápsula de Comunicação. Mesclou as melhores experiências de outras ferramentas existentes, destacando aquelas que tinham mais adoção por parte dos usuários, conseguiu traduzir em sua ferramenta algo que entregasse eficiência comprovada aos gestores que sempre quiseram algo para solucionar problemas na comunicação interna e como ele mesmo já sofreu antes, algo que não ficasse dependente  das pessoas.
Julio diz que “a ideia das Cápsulas surgiu invertendo a lógica da maioria das soluções de comunicação disponibilizadas hoje em dia para as empresas. Com a onda dos smartphones, surgiram os apps mensageiros tipo whatsapp e slack e na sequência, as redes sociais corporativas, tipo Workplace do Facebook e Teams da Microsoft. Enquanto essas ferramentas têm como foco as pessoas, com o propósito de mantê-las conectadas e as informações fluem, no Hubblefy ocorre o inverso, as Informações em Cápsulas são o foco, e as pessoas é que fluem de tempos em tempos para outras posições ou empresas.”

Como essas Cápsulas de Comunicação funcionam?

O termo cápsula foi adotado por que ela consegue encapsular múltiplos tipos de conteúdos do mesmo assunto como por exemplo, um texto com imagem explicativa, mais um vídeo incorporado que chama atenção para o preenchimento de um formulário online, aberto no mesmo local.
Além disso, alguns features foram adicionados para se adequar às necessidades das empresas na comunicação interna. Em cada Cápsula de Comunicação é possível habilitar uma assinatura eletrônica, datas de vigência e o mais legal, se aquele assunto poderá ter interações por quem está habilitado para ver aquela cápsula. Exemplos como um evento, projeto ou algo que incentive a colaboração pode ser interessante ter uma área de interações vinculada. Já uma norma, convém ter uma solicitação de assinatura para colher o aceite de todos, mas sem esse espaço para maiores discussões, deixando desabilitada as interações.

Cápsulas de Comunicação vs Emails

Normalmente, quando há trocas e desligamentos de colaboradores as caixas de email individuais são o maior legado que existe, na tentativa de transferir o conhecimento de quem estava para quem entrará no lugar. Porém, o TI tem apenas duas alternativas que são, o carregamento de toda Caixa antiga para o funcionário novo (onde ele nem sabe por onde começar) ou a exclusão das mensagens e uma caixa de entrada novinha para aquele que chegará. Ambas opções significam que o histórico será perdido e só o tempo dirá como esse colaborador irá se atualizar, no que já passou naquela posição de trabalho.
A mágica das Cápsulas de Comunicação está nesse ponto, pois elas ficam organizadas e são distribuídas de forma automática aos colaboradores que entrarem ou trocarem de posição na empresa. Como em  cada Cápsula é identificado quem poderá consumir aquele conteúdo, o app Hubblefy é que se encarrega de identificar o departamento, grupos de trabalho e até a posição que aquela pessoa assumirá na empresa. No primeiro acesso, o colaborador já tem separado tudo à sua frente.

Além disso, as Cápsulas de Comunicação que estão habilitadas as interações, ajudam mais na redução das caixas de emails, substituindo o fluxo de conversas que ocorriam por threads ou mensagens de whatsapp. Dentro da cápsula, as conversas sobre aquele assunto ficarão lá registradas, como se fosse um grupo de mensagens vinculado a cápsula dinamicamente. Se for necessário comunicar um a um também poderá ser usada as interações diretas como um chat individual, resolvendo o problema de não misturar mais a comunicação pessoal com a profissional.
Gestores e líderes vão ver retorno nisso por várias razões. Primeiro, pela agilização dos processos e aumento de eficiência – um verdadeiro ganha-tempo. Segundo, pela preservação das informações no departamento e não mais nas caixas de email individuais. Terceiro, por atender as normas de segurança e compliance que hoje em dia são obrigatórias, um “must”, pra maioria das empresas.

Enxergando o uso prático

Com este novo conceito inúmeras aplicações surgem e outras surgirão no futuro. Dentre as principais que destacamos, o onboarding de novos colaboradores na empresa ou em times; o fluxo de informações entre departamentos, parceiros e clientes-empresa com canal exclusivo de comunicação; os times de vendas tendo um repositório complementar ao CRM na palma de sua mão para viabilizar seus negócios; e a área de Atendimento a Clientes, Customer Support, onde passa a ser primordial que todo conhecimento esteja sempre disponível e com fácil acesso.

Além desses exemplos, existem diversos outros que as Cápsulas de Comunicação podem otimizar alguns processos de troca de informações e comunicação interna:
– desenvolvimento e lançamento de produtos;
– kits de vendas;
– métricas, OKRs e KPIs;
– fluxo informações em formulários (pesquisas, quiz, preenchimento de dados, coletas) substituindo envio de arquivos;
– pautas e atas de reuniões em geral e de conselhos de administração;
– documentos como COF, manuais e operações com franqueados;
– deliverables de materiais e conhecimento de Consultoria em Clientes;
– campanhas de Agências para Clientes;

É mais fácil do que parece

Com uma mudança simples de comportamento dos usuários na troca de mensagens, provendo uma nova experiência de uso (UX), simples e fácil, o app da Hubblefy conseguiu reunir a parte boa do antigo email e dos novos mensageiros instantâneos, com seu toque final de deixar a informação viva para a Organização.
Se ficou interessado em continuar lendo mais sobre esse assunto, listamos abaixo matérias recentes da Galileu e da PEGN, onde o time do Inovabra Habitat deu destaque para o Hubblefy, preservando e otimizando o compartilhamento Conhecimento e Informações para equipes.
Leia também:
Fim da avalanche de emails nas empresas – Revista Galileu – https://revistagalileu.globo.com/Publicidade/inovaBra-habitat/noticia/2019/01/fim-da-avalanche-de-e-mails-nas-empresas.html
BigData revoluciona analise de dados – Revista PEGN – https://revistapegn.globo.com/Publicidade/InovaBra-habitat/noticia/2019/01/o-big-data-revoluciona-analise-de-dados.html

Hubblefy combinado com WhatsApp, Drive e outros apps dinamiza os fluxos de informações.


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