Às vezes parece que cada departamento é uma empresa diferente. Dá uma vontade de perguntar “somos da mesma empresa?”

Várias organizações enfrentam problemas semelhantes de relacionamento entre as áreas. Todos os dias são várias reuniões sem soluções e as pessoas enviando lotes e lotes de e-mails sobre os mesmos assuntos. Mas onde está a decisão final, com base nas longas reuniões e nos e-mails?

As respostas estão na cabeça das pessoas e, talvez, perdidas em inúmeras ferramentas de comunicação. Sem pensar muito, posso citar e-mails (toneladas deles), intranet, portal, Skype, conversas ao telefone, WhatApps, etc. O problema é que no meio dessa variedade de softwares e aplicativos todo mundo está perdido e ninguém encontra nada. Logo, as decisões demoram muito mais tempo e custam muito mais caro.

Este é um dos maiores problemas do século XXI para as organizações: as informações perdidas.

Sempre que alguém está tentando encontrar a informação certa para fazer o seu trabalho, ele liga para outros colegas ou passa longos períodos procurando os arquivos, muitas vezes em sistemas antigos, mas raramente os encontra. Assim, ele decide reconstruir a informação, produzindo-a mais uma vez, o que chamamos de retrabalho (ou rework).

Sem falar nos frequentes casos em que a informação original, seja ela de estratégia, processos, inquéritos, decisões tomadas, etc são perdidas devido à saída de um funcionário. Então quer dizer que se alguém vai embora acabou o projeto, a inovação, a estruturação de processos, não se toma mais decisões, ninguém faz mais nada na empresa? Acho que não, né.

O ativo mais valioso para a companhia é o seu conhecimento e deve ser mantido com ela. As pessoas vêm, fazem seu trabalho, contribuem com ideias e um dia vão embora. Desculpe a expressão, mas “vão-se as pessoas e ficam-se as ideias”. A informação deve continuar viva dentro da empresa.

A solução não é apenas uma nova ferramenta de comunicação ou “quebrar as paredes dos departamentos”. É necessário usar a tecnologia de maneira que as informações fiquem retidas em um único lugar, sendo localizadas rapidamente, permitindo o compartilhamento entre equipes e, obviamente, mantendo tais dados em segurança.

Um Hub para Informações entrega tudo isso, ainda “mantém as paredes” e, principalmente, o conhecimento para a empresa.